Umowa zlecenie – nim zawrzesz ją ze współpracownikiem

Choć koszty zatrudnienia pracownika w oparciu o umowę o pracę i umowę zlecenie w większości przypadków nieznacznie się różnią, to umowa zlecenie pozostaje niezmiennie popularną formą współpracy. Dlaczego? Prezentujemy korzyści z jej zawierania dla pracodawcy, ale i obowiązki z tego wynikające.

Co określa umowa zlecenie?

Umowa zlecenie powinna być zawarta na piśmie i podpisana przez obie strony, tj. zleceniobiorcę i zleceniodawcę. Powinna określać zakres czynności do wykonania w określonym czasie na rzecz zleceniodawcy i należne wynagrodzenie. Uwaga: liczy się sam fakt wykonywania czynność, a niekoniecznie określony jej efekt. Jakkolwiek zleceniodawca nie jest zobowiązany Kodeksem pracy, to do jego obowiązku należy zadbanie o bezpieczeństwo i higienę pracy, jeśli zleceniobiorca pracuje w zakładzie czy na terenie zleceniodawcy.

Poza danymi stron podpisujących umowę w umowie zlecenie powinno się określić:

• czynności do wykonania przez zleceniobiorcę – im dokładniej je sprecyzujmy, tym łatwiej w przypadku roszczeń będzie wyjaśnić sprawę,
• zasady współpracy, w tym: kto dostarcza materiały lub/i narzędzia, sposób wykonania (czy zleceniobiorca może powierzać czynności do wykonania osobom trzecim, czy może wykonywać pracę zdalnie – gdzie?),
• zakres odpowiedzialności stron (np. za terminowość, poprawność, prawidłowość, za powierzone materiały),
• termin wykonania umowy,
• wysokość wynagrodzenia, sposób i termin jego płacenia (o zasadach wyliczania wynagrodzenia piszemy niżej) – może być podany za godzinę lub kwotowo czy ryczałtowo. W przypadku stawki godzinowej należy pamiętać, że minimalna stawka godzinowa za prace na umowę zlecenie jest uzależniona od waloryzowanej corocznie płacy minimalnej,
• sposób ewidencjonowania przepracowanych godzin (związany z wymogiem ustawowym),
• sposób wypowiedzenia i rozwiązania umowy,
• inne ustalenia, jak odwołanie się do przepisów Kodeksu cywilnego, ewentualne klauzule poufności, zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez zleceniodawcę (o ile zleceniodawca nie podpisuje odrębnych umów w związku z RODO),
• datę zawarcia.

Umowa zlecenie może być zawierana z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Do umowy zlecenia wystawia się rachunek – w celu wypłaty wynagrodzenia.

Zalety i wady umowy zlecenia dla zleceniodawcy/ pracodawcy

Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną, regulowaną przepisy Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy. Nie powoduje więc ona stosunku pracy, a co za tym idzie, pracownikowi nie daje licznych praw i ochrony, przedsiębiorcy zaś są zwolnieni z przestrzegania przepisów dotyczących:

• udzielania urlopu wypoczynkowego i ekwiwalentu za urlop,
• wypłaty wynagrodzenia za okres choroby (zwolnienia lekarskie)
• ochrony przed wypowiedzeniem umowy, które regulują przepisy Kodeksu pracy.

Oznacza to tym samym, że pracującemu w oparciu o tę umowę zleceniodawcy nie przysługują żadne z praw pracowniczych: wynagrodzenie za nadgodziny prawo do płatnego urlopu, wynagrodzenia w czasie choroby, przerw w pracy przewidzianych Kodeksem pracy itp., o ile oczywiście strony nie zawarły innych postanowień w umowie zleceniu.

Zaletą tej umowy jest swoboda w zakresie ustalenia miejsca, czasu i sposobu wykonywania zadania, dlatego warto opracować swoją umowę na potrzeby własnej działalności, a nie kierować się jedynie powszechnymi wzorami.

Ważne: By umowa zlecenie nie spełniała kryteriów stosunku pracy, należy zwrócić zwłaszcza uwagę na zapisy dotyczące:

• stałego miejsca i godzin pracy (gdy zleceniobiorca je narzuca i wpisuje w obowiązki zleceniobiorcy podporządkowanie organizacyjne i służbowe, umowa może mieć charakter umowy o pracę!),
• bezwzględnego wymogu osobistego wykonywania czynności zlecenia.

Jeśli zostaną spełnione powyższe czynniki, a skontroluje to Państwowa Inspekcja Pracy, pracodawca może zostać ukarany mandatem i zobligowany do zawarcia umowy o pracę wstecz (wraz z wypłatą wszystkich należności ze stosunku pracy, wynagrodzenia urlopowego, nadgodzin, a także wyrównania do minimalnego wynagrodzenia).

W związku ze zmianami w przepisach od 2017 roku wynagrodzenie z tytułu umów zlecenia jest uzależnione od wysokości minimalnego wynagrodzenia, określonego co roku. By spełnić te wymogi, zleceniodawca musi ewidencjonować czas przepracowany przez zleceniobiorcę, by móc wykazać, że stawka godzinowa jest równa co najmniej minimalnej stawce godzinowej. Nie ma dokładnych przepisów wskazujących, jak powinna wyglądać owa ewidencja – wiadomo, że ma być prowadzona w takiej formie, by organy kontrolujące mogły zweryfikować, czy spełniono wymogi dotyczące minimalnej stawki godzinowej. Minimalne wynagrodzenie w 2019 roku wynosi 14,70 zł brutto za godzinę pracy. Dlatego jeśli pracodawca umówił się na konkretną kwotę za wykonanie zlecenia (ponieważ nie ma obowiązku w umowie zapisywać stawki godzinowej), ale ewidencja czasu pracy nad zleceniem wykazała stawkę godzinową niższą od ustawowej, to musi ją podnieść i przeliczyć wynagrodzenie – nawet wbrew zapisom w podpisanej przez strony umowie. Jeśli otrzymana w ten sposób kwota wynagrodzenia jest wyższa od umówionego, pracodawca ma obowiązek wypłacić wyższe od wpisanego w umowie wynagrodzenie.

Warto też zwrócić uwagę, że tak jak przepisy Kodeksu pracy nie dotyczą zleceniodawcy, tak nie dotyczą też zleceniobiorcy i ten może praktycznie z dnia nadzień (zależnie od zapisanego w umowie okresu wypowiedzenia) zrezygnować z wykonywania zlecenia.

Wynagrodzenie wynikające z umowy zlecenia

Jeśli umowa zlecenie jest jedynym źródłem przychodu dla współpracownika i nie jest on studentem poniżej 26. roku życia, to pracodawca ma obowiązek płacenia składek na ZUS. Na zgłoszenie do składek ZUS pracodawca ma 7 dni od rozpoczęcia umowy zlecenie i w tym celu musi wypełnić formularz zgłoszeniowy ZUS-ZUA.

Oznacza to, że zleceniodawca podający w umowie wynagrodzenie brutto dla zleceniobiorcy musi liczyć się z następującymi kosztami:

• opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne, w tym:
  • emerytalnej: 19,52%, która jest opłacana w połowie przez pracownika i w połowie przez pracodawcę (po 9,76%),
  • rentowej: 8% (pracodawca pokrywa 6,5%, a pracownik 1,5% kwoty)
  • zdrowotnej: 9%, ale tylko 7,75% podlega odliczeniu od podatku. Składkę wylicza się od wysokości wynagrodzenia brutto, ale pomniejszonego o sumę składek: emerytalnej, rentowej i chorobowej. Uwaga: składka chorobowa, opłacana przez pracownika w przypadku umów zlecenie jest dobrowolna i wynosi 2,45%. Umożliwia ona pobieranie zasiłku w przypadku niezdolności do pracy z powodu choroby, czyli zwolnienia lekarskiego),
• odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy (do 20. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni). Wylicza się ją się od podstawy opodatkowania, którą stanowi w tym przypadku przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów oraz ww. składki potrącone przez płatnika na ubezpieczenia emerytalne, rentowe (i chorobowe, o ile została pobrane). Koszty uzyskania przychodu wynoszą: 50%, jeśli umowa zlecenie zawiera zapisy o przeniesieniu praw autorskich na zlecającego (jedynym ograniczeniem jest roczny limit kwoty kosztów, który w 2019 roku wynosi 85 528 zł (tyle co 1. próg podatkowy), lub zwykłe – wynoszące 20%.

Wynagrodzenie brutto jest całkowitym kosztem pracodawcy zatrudniającego osobę na umowę zlecenia, tylko gdy współpracownik jest studentem, który nie ukończył 26. roku życia lub gdy współpracownik jest zatrudniony w innej firmie i pobiera tam wynagrodzenie równe co najmniej ustawowemu wynagrodzeniu minimalnemu. W takich przypadkach pracodawca nie musi odprowadzać już składek na ZUS, FP, FGŚP.

Przykład wyliczeń wynagrodzenia dla zleceniobiorcy

Dla zaprezentowania wyliczeń wynagrodzenia przyjmujemy następujące założenia:

• pracownik niebędący studentem poniżej 26. roku życia,
• niezatrudniony nigdzie indziej ani nigdzie nieubezpieczony,
• zwykłe koszty uzyskania przychodu, tj. 20%,
• umówione wynagrodzenie brutto – 3 000 zł.